Sistem Berbasis TI

KONSEP DASAR SISTEM

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang  lain, yang  berfungsi bersama­sama  untuk  mencapai tujuan tertentu.Secara  sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.

Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umu, yaitu :

Setiap sistem terdiri dari unsur­unsur

Unsur­unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.

Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

KONSEP DASAR INFORMASI

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk  yang  lebih  berguna  dan lebih  berarti bagi penerimanya  yang  menggambarkan suatu kejadian­kejadian yang  nyata  yang  digunakan  untuk  pengambilan keputusan. Informasi merupakan data  yang telah diklasifikasikan atau diolah  atau  diinterpretasi untuk  digunakan  dalam proses pengabilan keputusan.

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

Sistem informasi adalah  suatu  sistem dalam suatu  organisasi yang  mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu  organisasi untuk  dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem  informasi dalam suatu  organisasi dapat dikatakan  sebagai  suatu  sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.

Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

KOMPONEN DAN ELEMEN SISTEM INFORMASI

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi terdiri dari komponen­komponen yang  disebut blok  bangunan (building blok), yang  terdiri dari  komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

Komponen input

Input mewakili data  yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media  untuk  menangkap  data  yang  akan dimasukkan, yang  dapat berupa  dokumen­dokumen dasar.

Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik  yang  akan memanipulasi data  input dan data  yang  tersimpan di basis data  dengan cara  yang  sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box”  dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima  input, menjalankan  model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media  penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk  menampung  database atau  lebih  mudah dikatakan sebagai sumber  data  dan informasi untuk  memperlancar dan mempermudah kerja  dari sistem informasi.

Komponen software

Software  berfungsi sebagai tempat untuk  mengolah,menghitung  dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

Komponen basis data

Basis data (database)  merupakan  kumpulan data  yang saling  berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak  untuk  memanipulasinya.  Data  perlu  disimpan dalam basis data  untuk  keperluan penyediaan informasi lebih  lanjut. Data  di dalam basis data  perlu  diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik  juga  berguna  untuk  efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data  diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak  paket yang  disebut DBMS  (Database Management System).

Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan­kecurangan, kegagalan­kegagalan sistem itu  sendiri, ketidak  efisienan, abotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal­hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan­kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Gambar Interaksi Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari elemen­elemen yang  terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

Orang

Orang  atau  personil yang  di maksudkan yaitu  operator komputer, analis sistem,

programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP

Prosedur

Prosedur merupakan  elemen fisik. Hal ini di sebabkan  karena  prosedur  disediakan  dalam bentuk  fisik seperti buku  panduan dan  instruksi. Ada  3  jenis prosedur  yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu  sistem informasi terdiri atas komputer  (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

Perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

Aplikasi pernagkat lunak  yang  terdiri atas program yang secara spesifik  dibuat untuk setiap aplikasi.

Basis data

File  yang  berisi program dan data  dibuktikan dengan adanya  media  penyimpanan secara Fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.

Jaringan komputer

Jaringan komputer  adalah sebuah kumpulan komputer, printer  dan peralatan lainnya  yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel­kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan Pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data

Elemen Sistem Informasi

 Komunikasi data

Komunikasi data  adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang  secara  khusus berkenaan  dengan  transmisi atau  pemindahan  data  dan informasi diantara komputer komputer  dan piranti­piranti yang  lain dalam bentuk  digital yang  dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data  merupakan bagian vital dari suatu  sistem informasi karena  sistem ini menyediakan infrastruktur yang  memungkinkan komputer­komputer  dapat berkomunikasi satu sama lain.

Gambar Hubungan Elemen Sistem Informasi

Hubungan Element Informasi

I.                   ARSITEKTUR DAN KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI

ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan organisasi masing­masing. Oleh karena itu, untuk  dapat menerapkan sistem yang  efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan  evaluasi sesuai keinginan masing­masing  organisasi. Guna  dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi. Semua  orang  dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda.  Perlu diketahui, perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu akan melalui tingkatan­ tingkatan sebagai berikut :

Tingkat I        à  Ide, mengetahui perlu adanya perubahan.

Tingkat II      à Design, merancang cara pemecahannya.

Tingkat III     à Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem.

Tingkat IV     à Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai dengan

design

Tingkat V      à Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai

dengan tujuan semula.

Tingkat VI     à Tindak lanjut, melaksanakn perubahan sesuai dengan hasil

evaluasi yang ada.

Adapun tingkatan yang menjadi kunci yang digunakan untuk memecahkan bagian masalah baik itu secara menyeluruh maupun per bagian, yaitu :

KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI

Sistem informasi merupakan suatu  bentuk  integrasi antara  satu  komponen  dengan komponen lain  karena sistem memiliki sasaran yang  berbeda  untuk setiap  kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya :

Sistem abstrak atau sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide­ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya  sistem teologia,  yaitu  sistem yang  berupa  pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem komputer.

Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi.

Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine system. Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

Sistem deterministik dan sistem probabilistik

Sistem deterministik adalah sistem yang  beroperasi dengan tingkah  laku  yang dapat diprediksi. Sistem probabilistik dalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena  mengandung unsur probabilistik.

Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di pengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.

SIM dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Sistem-sistem informasi dimasudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen yaitu ;

Manajemen tingkat atas (top level management), kegiatan manajemen yang dilakukan adalah perencanaan strategi.

Manajemen tingkat menengah (middle level management), kegiatan manajemen yang dilakukan adalah pengendalian.

Manajemen tingkat bawah (low level management) atau disebut juga operating management, kegiatan yang dilakukan adalah pengendalian operasi.

JENIS JENIS SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan bisnis

A. Transaction Processing System (TPS) berfungsi pada level organisasi;

B. Office Automation System (OAS)

C. Knowledge Work System (KWS) yang bekerja pada level knowledge.

Sistem-sistem pada level yang lebih tinggi meliputi Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan Decision Support System (DSS).

Sistem ahli menerapkan keahlian pembatasan keputusan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan khusus dan terstruktur. Pada level manajemen strategis kita menemukan Executive Support System (ESS), Group Decision Support System (GDSS), dan yang lebih umum dijelaskan sebagai Computer Supported Collaboration Work Systems (CSCWS) yang membantu para pembuat keputusan untuk beranekaragaman organisasi tak terstruktur atau semi terstruktur.

Transaction Processing System (TPS)

adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. Transaction Processing System merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal.

Office Automation System (OAS)

Office Automation System (OAS) mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau untu memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan organisasi dan, kadang-kadang, diluar itu. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal seperti word proessing, spreadsheets, destop, publishing, electronic scheduling dan komunikasi melalui voice mail, email, dan videoconfrencing.

Knowledge Work System (KWS)

Knowledge Work System (KWS) mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing Systems; melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program komputer) dan perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi dengan baik, SIM mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Transaction Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuatan keputusan.

Decision Support System (DSS)

Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah Decision Support System (DSS). DSS hampir sama dengan SIM tradisional kerena keduanya sama-sama tergantung pada basis data sebagai sumber data. DSS berangkat dari SIM tradisional kerena menekankan pada fungsi mendukung pembuatan keputusan di seluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual masih wewenang eklusif pembuat keputusan. DSS lebih sesuai untuk orang-orang atau kelompok yang menggunakannya daripada SIM tradisional.

Group Decision Support System (GDSS) dan Computer Supported Collaboration Work Systems (CSCWS) Group Decision Support System (GDSS), yang digunakan di ruang khusus yang dilengkapi dengan sejumlah konfigurasi yang berbeda-beda, memungkinkan anggota kelompok berinteraksi dengan pendukung elektronik-seringnya dalam bentuk perangkat lunak khusus-dan suatu fasilitator kelompok khusus. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-samamenyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi, dan skenario. Perangkat lunak GDSS dirancang untuk meminimalkan perilaku kelompok negatif tertentu seperti kurangnya partisipasi berkaitan dengan kekhawatiran atau tindakan balasan untuk menyatakan bahwa sudut pandang tidak dikenal, domonasi oleh anggota kelompok vokal, dan pembuatan keputusan ‘group think’. Kadang-kadang GDSS dibahas menurut istilah yang lebih umum Computer Supported Collaborative Work (CSCW), yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut ‘groupware’ untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

Executive Support System (ESS) Executive Support System (ESS) membantu para eksekutif mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa di akses seperti kantor. Meskipun ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan oleh TPS dan SIM, ESS membantu pengguna mengatasi problem keputusan yang tidak terstruktur, yang bukan aplikasi khusus, dengan menciptakan lingkungan yang kondusif untuk memikirkan problem -problem strategis. ESS memperluas dan mendukung kemampuan eksekutif, memungkinkan mereka membuat lingkungan tampak masuk akal.

Masalah Prosedur Keamanan Sistem Informasi

Keamanan sistem informasi memerlukan sumber organisasi dan manajemen seperti : bermacam teknologi. Menyusun kerangka yang baik untuk keamanan dan kontrol meminta keahlian dalam mengimbangi risiko, reward, dan kapabilitas operasional perusahaan. Sistem informasi merupakan aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu  organisasi:  operasi,  instalasi,  dan  perawatan  komputer,  perangkat  lunak,  dan data.  Sistem  Informasi  Manajemen  adalah  kunci  dari  bidang  yang  menekankan finansial  dan  personal  manajemen.  Sistem  Informasi  Penjualan  adalah  suatu  sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk  menghasilkan,  menganalisa,  menyebarkan  dan  memperoleh  informasi  guna mendukung  pengambilan  keputusan  mengenai  penjualan.  Secara  teknis  sistem informasi  dapat  didefinisikan  sebagai  sekumpulan  komponen  yang  saling berhubungan,  mengumpulkan,  memproses,  menyimpan  dan  mendistribusikan informasi  untuk  menunjang  pengambilan  keputusan  dan  pengawasan  dalam  suatu organisasi. Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi 2, sistem informasi manual dan sistem  informasi  berbasis  komputer  (CBIS).    CBIS  atau  selanjutnya  disebut  sistem informasi (SI)  adalah jenis sistem informasi yang menggunakan computer.

Peranan Sistem Informasi

(Alter, 1992)

 Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas Otomasi

 Mengaitkan  perencanaan,  pengerjaan,  dan  pengendali  dalam  sebuah subsistem

 Mengkoordinasikan subsistem-subsistem

 Mengintegrasikan subsistem-subsistem.

Sebuah program aplikasi yang baik tidak hanya menterjemahkan proses manual ke dalam system dalam bentuk medianya tetapi meliputi proses yang terdapat didalamnya dengan memberikan kemudahan bagi penggunanya dan tentu saja memberikan nilai tambah bagi perkembangan suatu organisasi. Perubahan proses akan mengubah SOP (Standard Operasional Procedure) yang sudah ada, dan tentu saja akan melibatkan orang-orang yang ada didalamnya. Sistem informasi merupakan aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi, seperti operasi, instalasi, perawatan komputer, software, dan data. Secara teknis sistem  informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengawasan dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Tantangan dalam implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang yang terlibat dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.

Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut :

Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk digunakan.

 Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.

Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan.

Alasan mengapa sistem informasi menjadi tantangan manajemen adalah karena keamanan sistem informasi memerlukan sumber organisasi dan manajemen seperti bermacam teknologi. Menyusun kerangka yang baik untuk keamanan dan kontrol meminta keahlian dalam mengimbangi risiko, reward, dan kapabilitas operasional perusahaan.

Ada banyak teknologi alternatif untuk membantu perusahaan mencapai keamanan dan kontrol, namun dalam disiplin organisasi diminta untuk menggunakan teknologi-teknologi yang tersedia secara efektif. Yaitu mendesain sistem baik diluar kontrol maupun di bawah kontrol, artinya kontrol yang efektif tapi tidak mengecilkan otoritas individu dari menggunakan suatu sistem masih sulit untuk dirancang.

Bentuk-bentuk tantangan manajemen adalah sebagai berikut :

Tantangan investasi sistem informasi

Pentingnya sistem informasi sebagai investasi yang memproduksi nilai bagi perusahaan. Ditunjukkan pula bahwa tidak semua perusahaan menyadari nilai yang kembali (good return) dari investasi sistem informasi tersebut. Ternyata salah satu tantangan yang paling besar yang dihadapi manajer masa kini adalah jaminan bahwa perusahaan mereka benar-benar mendapatkan good return dari biaya yang mereka keluarkan untuk sistem informasi.

Tantangan stratejik bisnis

– Selain investasi TI yang berat, banyak organisasi tidak menyadari nilai bisnis yang penting dari sistem mereka, karena mereka kurang atau gagal untuk menghargai aset komplemen yang diperlukan agar dapat menggunakan aset teknologi mereka untuk bekerja.

– Kekuatan dari komputer hardware dan software tumbuh lebih cepat dari kemampuan organisasi untuk mengaplikasikan dan menggunakan teknologi.

– Untuk mendapatkan keuntungan sepenuhnya dari TI, menyadarai produktivitas yang asli, dan agar berdaya saing serta efektif, maka organisasi perlu melakukan desain ulang. Merekan harus membuat perubahan fundamental dan perilaku pengelolaan (manajer), membangun model bisnis, menghilangkangkan peraturan krja yang kadaluwarsa, mengeliminasi proses bisnis dan struktur organisasi yang modelnya tidak efisien.

Tantangan globalisasi

– Pertumbuhan yang cepat dalam perdagangan internasional dan timbulnya ekonomi global memerlukan sistem informasi yang mendukung produksi dan menjual produk di berbagai negara yang berbeda.

– Untuk membangun sistem informasi yang multinasional dan terintegrasi, maka bisnis harus membangun standar global hardware, software dan komunikasi, menciptakan akuntansi dan struktur laporan yang antar budaya serta mendesain proses bisnis transnasional.

Tantangan infrastruktur teknologi informasi

– Banyak perusahaan yang dibebani dengan program TI yang mahal, sistem informasi yang kompleks dan rapuh, serta tindakan mereka yang merupakan hambatan bagi strategi dan pelaksanaan bisnisnya.

– Untuk membangun infrastruktur TI baru merupakan tugas berat yang khusus, banyak perusahaan yang berjuang mengintegrasikan pulau teknologi dan sistem informasi mereka.

Tantangan tanggungjawab dan pengawasan: etika dan pengawasan.

– Meskipun sistem informasi memberikan keuntungan dan efisiensi yang besar, mereka juga menciptakan masalah dan tantangan sosial dan etis baru, seperti ancaman ke individual privacy dan hak kepemilikan intelektual, masalah kesehatan yang berhubungan dengan komputer, kejahatan komputer dan eliminasi pekerjaan.

– Tantangan besar dari pengelolaan (manajer) adalah membuat keputusan terinformasi yang sensitif sampai ke konsekuensi negatif dari sistem informasi sampai ke yang negatif.

Solusi

Salah satu hal yang harus jelas: keamanan dan kendali harus menjadi suatu prioritas yang lebih tegas dan investasi akan sistem informasi lebih ditekankan secara keseluruhan pada proses perencanaan organisasi. Mengkoordinasi dan merencanakan keamanan perusahaan secara keseluruhan dalam perencanaan bisnis menunjukkan bahwa keamanan itu sama pentingnya bagi kesuksesan dari bisnis seperti semua fungsi bisnis yang lain. Dukungan dan komitmen dari manajemen puncak diperlukan untuk menunjukkan bahwa keamanan adalah prioritas dari perusahaan dan penting bagi semua aspek dari bisnis tersebut.

Keamanan dan kendali tidak pernah menjadi prioritas utama, kecuali jika ada kesadaran akan pentingnya keamanan dari perusahaan.

II.                PENDEKATAN KONTEMPORER TERHADAP SISTEM INFORMASI

Studi sistem informasi merupakan bidang multidisipliner. Tidak ada satu teori atau pandangan yang mendominasi. Secara umum bidang informasi dapat dilihat dengan pendekatan teknis dan pendekatan perilaku. Sistem informasi tetap membutuhkan substansi sosial, organisasi, dan investasi intelektual untuk bisa berjalan dengan layak walaupun sistem ini terdiri atas mesin dan teknologi fisik

Diagram

Pendekatan Teknis

Pendekatan teknis terhadap sistem informasi menekankan model matematika untuk mempelajari sistem informasi , serta penekanan pada teknologi secara fisik dan kemampuan format dari sistem tersebut. Disiplin ilmu yang berkontribusi adalah ilmu komputer, metode kuantitatif, dan riset operasi.

Ilmu komputer berfokus pada pengembangan teori perhitungan, metode perhitungan dan metode akses dan penyimpanan data yang efisien. Metode kuantitatif menekankan pada pengembangan model untuk pengambilan keputusan dan praktiku manajemen. Riset operasi berfokus pada teknis matematika untuk mengoptimalkan parameter terpilih dari organisasi seperti transportasi, pengawasan persediaan, dan biaya transaksi.Menekankan  pada  model  normatif  berbasis  matematis  pada  ilmu  sistem informasi sebagaimana teknologi fisik dan kapabilitas formal pada sistem.

Pendekatan Perilaku

Bagian penting bidang sistem informasi melibatkan isu perilaku yang muncul dalam pengembangan  dan pengelolaan jangka panjang dari sistem informasi. Isu seperti integrasi bisnis strategis, perancangan, implementasi, penggunaan dan manajeman tidak dapat di jelajahi dengan menggunakan model dari pendekatan teknis. Disiplin ilmu mengenai perilaku lainnya berkontribusi pada metode dan konsep penting.

Ahli Sosiologi, mempelajari keterkaitan Individu dan mempelajari  keterkaitan  dengan  pola  pengambilan keputusan. Ahli sosiologi mempelajari sistem informasi dengan melihat bagaimana kelompok dan organisasi mempengaruhi pengembangan sistem informasi dan juga bagaimana sistem mempengaruhi individu, kelompok dan organisasi. Kemudian Ahli Ekonomi, mempelajari sistem informasi dengan dan menggunakan informasi  keterkaitan dengan proses produksi barrang – barang digital, dinamika dari pasar digital dan pemahaman bagaimana sistem informasi baru mengubah pengawasan struktur biaya di dalam perusahaan. Bagian  penting  dalam  bidang  sistem  informasi  adalah  isu  perilaku  yang muncul  dalam  pengembangan  dan  pemeliharaan  jangka  panjang  dari  sistem informasi.  Isu  seperti  integrasi  strategik  bisnis,  desain,  implementasi,  utilisasi dan manajemen tidak dapat digali dengan baik dengan pendekatan teknis.

Pendekatan perilaku sebenarnya sebenarnya tidak mengabaikan teknologi. Teknologi sistem informasi sering menjadi penyebab bagi permasalahan atau isu perilaku. Tetapi fokus dari pendekatan ini umumnya bukan pada solusi teknisnya, sebaliknya pendekatan ini berkonsentrasi pada perubahan tingkah laku, kebijakan manajemen, organisasi dan perilaku.

3.  Pendekatan lain Sistem Sosioteknik

SIM  menggabungkan  tataran  teoritis  dari  ilmu  komputer,  ilmu  manajemen  & riset  operasi  dengan  orientasi  praktis  melalui  pembuatan  sistem  dan  aplikasi. Juga menekankan pada isu keperilakuan yang diangkat oleh sosiologi, ekonomi dan psikologi.

Perspektif  sistem  sosioteknik  membantu  menghindari  pendekatan  teknologi murni  pada  sistem  informasi.  Penekanannya  adalah  pada  perlunya  optimasi kinerja sistem secara keseluruhan, baik teknis maupun perilaku. Hal ini berarti bahwa  teknologi  harus  diubah  dan  didesain  agar  sejalan  dengan  kebutuhan organisasi dan individu.

I.                   PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan atau kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan.

Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya. Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya. Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. Sebagai contoh, peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan kualitas dari sistem informasi organisasi.

Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi, jika dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode yang lalu. Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, instansi pemerintahan lainnya, dan bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir.

Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Semakin baiknya kemampuan komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini telah mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi, menciptakan fondasi untuk memasuki era digital.

Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet. Hampir setiap orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains, pendidikan, pemerintah, maupun kalangan pebisnis menggunakan jaringan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet menciptakan platform teknologi baru yang universal. Teknologi internet ini mampu mempertajam cara bagaimana sistem  informasi digunakan dalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari.  Berbagai manfaat yang dapat diperoleh dengan penggunaan internet:

Komunikasi dan kolaborasi.

Akses data dan informasi.

Partisipasi dalam diskusi.

Supply informasi.

Hobi atau bersenang-senang (entertainment).

Pertukaran transaksi bisnis.

Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang memungkinkan secara instan informasi didistribusi di dalam dan di luar organisasi. Kemampuan ini dapat digunakan untuk mendesain ulang dan mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup organisasi, melaporkan dan mengendalikan mekanisme, praktik-praktik kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. Pada akhirnya, proses bisnis yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola secara digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut:

Organisasi semakin ramping.

Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti perubahan yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak dapat kompetitif. Oleh karenanya, banyak model organisasi ini sekarang dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan tingkatan hirarkis manajemennya.

Pemisahan pekerjaan dari lokasi.

Teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu faktor yang harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.

II.                PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI DALAM MENUNJANG STRATEGI PERUSAHAAN

Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap setimbang.

Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan sistem informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus memiliki teknologi informasi.

Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya.

Menurut O’Brien (2005), peran strategis sistem informasi dalam organisasi adalah memperbaiki efisiensi operasi, meningkatkan inovasi organisasi dan membangun sumber daya informasi yang strategis. Ketiga peran strategis ini dapat mendukung organisasi dalam meningkatkan keunggulan kompetitif dalam bersaing. Dalam sebuah organisasi non-profit, peran strategis yang dimaksud adalah meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan dan meningkatkan kinerja dalam melakukan aktivitas pelayanan.

Sistem informasi yang diaplikasikan oleh perusahaan untuk menunjang strateginya dapat pula digunakan untuk melihat kecenderungan tren bisnis di masa depan. Dengan adanya sistem informasi, maka perusahaan dapat mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, maupun panjang karena adanya perubahan orientasi bisnis. Disamping itu, sistem informasi yang unggul akan menciptakan barriers to entry pada kompetitor karena adanya kerumitan teknologi untuk memasuki persaingan pasar.

Dari sisi internal perusahaan, penggunaan sistem informasi bukan saja akan meningkatkan kualitas serta kecepatan informasi yang dihasilkan bagi manajemen, tetapi juga dapat menciptakan suatu sistem informasi manajemen yang mampu meningkatkan integrasi di bidang informasi dan operasi diantara berbagai pihak yang ada di perusahaan. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumberdaya yang berkualitas, dan yang paling penting adalah komitmen perusahaan. Sistem informasi secara umum memiliki beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut.

Minimize Risk

Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya resiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diuar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi resiko-resiko yang kerap diahadapi oleh bisnis, seperti forecasting, financial advisory, planning expert, dan lain-lain. Selain itu, kehadiran teknologi informasi merupakan sarana bagi manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.

2.            Reduce Cost

Peran teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya operasional perusahaan akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Terdapat empat cara untuk mengurangi biaya operasional melalui penerapan sistem informasi, yakni eliminasi proses yang dirasa tidak perlu, simplifikasi proses, integrasi proses sehingga lebih cepat dan praktis, serta otomatisasi proses.

Added Value

Teknologi informasi dapat menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Penciptaan value ini tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi juga untuk menciptakan loyalitas pelanggan dalam jangka panjang.

Create New Realities

Pesatnya teknologi internet menghasilkan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan di dunia maya. Hal ini ditunjukkan dengan maraknya penggunaan e-commerce, e-loyalty, e-customer, dan lain-lain dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen untuk menghasilkan sistem informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen sistem informasi. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya perencanaan strategis sistem informasi. Seiring dengan perkembangan dunia bisnis, peningkatan perencanaan strategis sistem informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen sistem informasi.

Perencanaan strategis sistem informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen, serta memaksimalkan hasil investasi dari teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang baik akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk merealisasikan rencana bisnisnya. Dengan demikian, penerapan teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif dalam untuk meningkatkan performa bisnis. Strategi sistem informasi dipengaruhi oleh strategi-strategi lain yang diterapkan perusahaan dan selalu memiliki konsekuensi. Empat komponen infrastruktur sistem informasi menjadi kunci strategi sistem informasi.

III.             PENDEKATAN DALAM SISTEM INFORMASI

Terdapat dua pendekatan dalam sistem informasi yaitu

pendekatan teknis dan pendekatan perilaku.

Pendekatan Teknis

Pendekatan ini menekankan pada dasar secara matematis dan normatif model dalam menjelaskan sistem informasi. Disiplin ilmu yang mendukung pendekatan ini meliputi:  computer science, management science dan operation research.  Computer science mempelajari bagaimana pembentukan teori perhitungan, model perhitungan dan metode yang efektif untuk penyimpanan dan akses data. Management science menekankan pada pengembangan model pengambilan keputusan dan praktek manajemen. Sedangkan operation research sendiri lebih pada pembentukan teknik matematis untuk mengoptimalisasi parameter-parameter dalam organisasi, seperti transportasi, pengendalian persediaan dan biaya transaksi.

Pendekatan Perilaku

Masalah perilaku sebagai  bagian dari sistem informasi, menjadi topik yang makin berkembang saat ini. Banyak masalah perilaku seperti pemanfaatan sistem, implementasi sistem dan pengembangan desain yang tidak dapat diatasi hanya dengan pendekatan teknis saja. Ahli sosial menekankan pada pengaruh sistem informasi terhadap kelompok, organisasi dan masyarakat. Para politikus juga cukup tertarik dalam meneliti pengaruh politis dari penggunaan sistem informasi. Sedangkan ahli psikologi lebih berkepentingan dalam melihat tanggapan individual terhadap sistem informasi dan dalam pembentukan model kognitif  dari tanggapan manusia. Pendekatan perilaku ini tidak berarti mengabaikan sisi teknis dari sistem informasi, tetapi teknologi sistem informasi dijadikan sebagai stimulus untuk masalah perilaku yang muncul. Perhatian pendekatan perilaku ini tetap pada perubahan sikap, kebijakan manajemen dan organisasi serta perilaku. Dengan melihat kedua pendekatan dalam sistem informasi ini akan membantu kita dalam melihat masalah sistem informasi tidak semata-mata sebagai masalah teknologi saja, tetapi lebih kepada bagaimana mengubah dan merancang teknologi sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan kebutuhan individu.