Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah studi sistematis mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan adalah titik awal untuk hampir semua fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara penilaian personalia (Wheaton & Whetzel, 1997).  Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga (3) tahapan penting, yaitu (1) mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan (3) menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku. 

Hasil Analisis pekerjaan akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Analisis pekerjaan pada umumnya digunakan untuk : 

1.      Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )

a.       Penyusunan organisasi baru

b.      Penyempumaan organisasi yang sekarang

c.       Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan 

2.      Kepegawaian

a.       Rekrutmen seleksi/penempatan

b.      Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)

c.       Penyusunan jenjang karir (Career Planning) 

d.      Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)

e.       Program pelatihan

3.      Ketatalaksanaan

a.       Tata laksana

b.   Tata kerja/prosedur

Proses dan Keluaran Analisis Jabatan

Proses analisis jabatan:

1.      Persiapan merancang bentuk dan merencanakan penyelenggaraan analisis jabatan.

a.       Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam analisis jabatan.

b.      Mendapatkan gambaran tentang fungsi, arus proses, dan struktur organisasi yang akan dianalisis, berdasarkan hasil analisis yang pernah dilakukan (jika ada).

c.       Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang ada sekarang.

2.      Pengumpulan Data

a.       Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan selama melaksanakan tugas. Baik untuk pekerjaan yang sederhana. Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil.

b.      Wawancara, bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya.

c.       Kuesioner, menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang lengkap Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien

d.      Pelaporan, informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (Log). Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting, seperti kondisi kerja, peralatan yang digunakan, dan terkadang karyawan enggan untuk mengisi buku tersebut akibat kesibukannya sehingga data tidak lengkap.

e.       Kombinasi, dengan menggabungkan metode yang ada. Yang masih dianggap terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu menghasilkan data pekerjaan yang akurat dan lengkap. Namun demikian, penggunaan kombinasi tersebut tergantung jenis pekerjaan yang akan dianalisis.

3.      Klarifikasi Data

Melakukan penyaringan, pemisahan dan peninjauan kembali informasi yang dikumpulkan agar diperoleh informasi yang akurat dan tidak bias.

4.      Output

a.       Deskripsi Jabatan

Menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hal yang lainnya.

b.      Spesifikasi Jabatan

Memiliki syarat-syarat seperti, syarat pendidikan, kesehatan, fisik, dan syarat lainnya.

1.      Tujuan Pengembangan

Informasi yang dihasilkan oleh sistem penilaian prestasi kerja dapat digunakan untuk mengembangkan pribadi anggota-anggota organisasi, yang meliputi:

a.       Mengukuhkan dan menopang prestasi kerja. Umpan balik prestasi kerja (performance feedback) merupakan kebutuhan pengembangan yang utama karena hampir semua karyawan ingin mengetahui hasil penilaian yang dilakukan.

b.      Meningkatkan prestasi kerja. Tujuan penilaian prestasi kerja juga untuk memberikan pedoman kepada karyawan bagi peningkatan prestasi kerja di masa yang akan datang.

c.       Menentukan tujuan-tujuan progresi karir. Penilaian prestasi kerja juga akan memberikan informasi kepada karyawan yang dapat digunakan sebagai dasar pembahasan tujuan dan rencana karir jangka panjang.

d.      Menentukan kebutuhan-kebutuhan pelatihan. Penilaian prestasi kerja individu dapat memaparkan kumpulan data untuk digunakan sebagai sumber analisis dan identifikasi kebutuhan pelatihan.