Organisasi Bisnis
Dukungan Sistem Informasi Bagi Perusahaan
Menurut McLeod, sistem informasi dikembangkan untuk
mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area bisnis. Sistem iformasi
dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum para manajer perusahaan,
dimana sistem infromasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer
tingkat strategis perusahaan danlima sistem informasi seperti; sistem informasi
pemasaran, sistem informasi produksi, sistem informasi keungan, sistem
informasi sumber daya manusia dan sistem informasi sumber daya informasi,
dirancang untuk tingkat lebih rendah. Sistem-sistem ini dirancang khusus untuk
organisasi fisik, yaitu cara bagaimana sumber daya fisik (manusia, bahan baku,
mesin dan uang) dialokasikan ke berbagai area-area fisik perusahaan - anak
perusahaan global, divisi, wilayah, distrik, cabang dan seterusnya. Struktur
organisasi ini disebut sebagai
organisasi maya (virtual organization).
Organisasi Layanan Infromasi
Sumber Daya Informasi
Mengidentifikasikan sumber daya informasi yang
teridiri atas perangkat keras, perangkat lunak, spesialis informasi, pengguna,
fasilitas, basis data, dan informasi. Pada umunya sebagian besar sumber daya
berlokasi di layanan inforasi dan merupakan tanggungjawab dari CIO (chief
information officer).
Spesialis Informasi
Spesialis informasi menggambarkan karyawan yang bertanggung jawab utamanya
adalah untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam
perusahaan. Spesialis informasi awalnya meliputi analis sistem, programmer, dan
operator, kemudian terakhir ditambah lagi dengan administrator basis data,
spesialis jaringan dan Webmaster.
·
Analis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan
dalam mendokumentasikan cara komputerdalam membantu menyelesaikan
masalah-masalah tersebut.
·
Administrator basis data bertangung jawab atas basis data, yang terbagi dalam empat area utama yaitu
perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.
·
Webmaster bertangungjawab atas isi dan penyajian situs web perusahaan.
Webmaster bekerjasama dengan pesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan
komuniksi antara perusahaan dan pelanggan serta partner bisnisnya selalu
terbuka. Tugas pentingnya adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman
web perusahaan.
·
Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam
membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi ya ng
menyebar.
·
Programer mengunakan dokumentasi yang dibuat analis sistem untuk membuat
kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuuhkan
oleh pengguna.
·
Operator menjalankan peralatan komputer berskala besar seperti komputer
mainframe dan server, yang berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan.
Operator memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan
penyimpanan data dan lain-lain.
Struktur Organisasi Layanan Informasi
Spesialis informasi dalam layanan informasi dapat
diorganisasikan menurut berbagai macam cara. Unit-unit organisasional yang
pertama disentralisasikan di dalam perusahaan dengan hampir seluruh sumber daya
informasi berlokasi di unit IT.
Tren dari Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi
Struktur organisasi yang umum bagi suatu oeasi
tersentralisasi, namun struktur dalam layanan informasi harus disesuaikan
dengan siklus hidup sistem. Selama tahun1970-an dan 1980-an, beberapa
perusahaan mulai mendesentralisasi kebanyakan sumber daya informasinya dengan
mengalokasikan ke unit-unit bisnis dan memberikan wewenang bagi unit untuk
memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan.
Struktur Organisasi Inovatif
Pada tahun 1990-an disadari bahwa sentralisasi
ataupun desenralisasi memiliki keunggulan masing-masing, perusahaan besar
berusaha untuk mencapai suatu truktur organisasi yang “terdesentralisasi secara
sentral”. Hal ini terrjadi jika keputusan yang berkaitan dengan IT diberikan
pada unit IS korporat dan wewenang penggunaan IT secara strategis di area
masing-masing unit diberikan pada area bisnis tersebut masing-masing. Struktur
ini mengalami kesulitan karena dua alasan, pertama, peranan IT yang membesar
saat ini, kedua, perubahan teknologi yang membutuhkan perhatian khusus dalam
hal pengembangan pengatahuan , keahlian informasi, dan memanfaatkan sumber daya
informasi yang tersedia di vendor dan konsultan.
Peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur
inovatif yaitu model sekutu (partnernmodel), model platform (platform model),
dan model terskala (scalable model).
·
Model sekutu adalah layanan informasi bekerja denagn area-area bisnis
dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis.
·
Model platform adalah layanan informasi tidak akan secara aktif
mengawali inovasi bisnis, namun akan menyediakan sumber daya informasi sehingga
inovasi tersebut dapat dicapai oleh area-area bisnis.
·
Model berskala menyadari bahwa sumber daya harus diperoleh begitu
peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang-peluang
tersebut tidak lagi terjadi, sehingga tetap mempertahankan biaya tetap pada
tingkat yang minimum.
Komputasi Pengguna Akhir
Di akhir tahun 1970-an perkembangan minat pengguna
untuk mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, pendekatan ini disebut
komputasi pengguna akhir (end-user computing). Komputasi pengguna akhir
(end-user computing-EUC) berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem
informasi oleh pengguna yang berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem
informasi oleh pengguna.
Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh
empat pengaruh utama ;
1. Dampak
pendidikan komputer ; program pendidikan komputer yang ada pada sekolah negeri
dan swasta, perguruan tinggi, dan perusahaan-perusahaan industri mulai terlihat
tahun 1980-an. Perkembangan kemampuan di bdang komputer dari tingkat manajemen
paling rendah hingga paling tinggi.
2. Antrian
layanan informasi ; perkembangan jumlah pengguna komputer sehingga meningkatkan
jumlah antrian yang semakin menumpuk dan menuntut untuk diberikan layanan
informasi dengan cepat, hal ini berdampak meningkatkan tuntutan atas tambahan
dukungan sistem.
3. Murahnya
piranti keras ; berkembangnya perusahaan penghasil piranti keras yang
mengakibatkan membanjirnya piranti keras ini di pasaran, akibatnya karena
persaingan piranti keras semakin murah di pasaran.
4. Piranti
lunak siap pakai ; berkembangnya perusahaan yang menghasilkan piranti lunak
yang dapat memberikan informasi bagi pengambil keputusan. Piranti lunak siap
pakai sangat banyak dijual dipasaran untuk ditawarkan pada pengguna untuk
langsung diimplementasikan.
Pengguna Sebagai Suatu Sumber Daya Informasi
Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah
sumber daya informasi penting yanng dapat memberikan satu kontribusi nyata
dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetitif. Hal ini
berlaku terutama ketika pengguna dapat secara aktif ikut berpartisipasi dalam
pengembangan sistem dan mempraktikkan komputasi pengguna akhir.
Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir
EUC memberikan dua manfaat utama ;
·
Menyamakan kemampuan dan tantangan
Pergeseran beban kerja dalam pengembangan sistem ke
area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih
berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sistem yang rumit, yang
memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik di area-area tersebut.
·
Mempersempit jarak komunikasi
Kesulitan yang selalu menghantui pengembangan sistem
sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis
informasi. Pengguna memahami area masalah yang lebih baik daripada teknologi
komputasi. Sedangkan, spesialis informasi adalah pakar dalam bidang teknologi,
namun kurang memiliki pengetahuan dalam area masalah.
Resiko Komputasi Pengguna Akhir
Pengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri,
mereka akan menghadapkan perusahaan kepada beberapa resiko ;
·
Sasaran sistem yang buruk.
·
Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk.
·
Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien.
·
Hilangnya integritas data.
· Hilangnya keamanan.
·
Hilangnya kendali.
Kriteria Pendidikan, Pengetahuan, dan Keahlian yang
Dibutuhkan untuk Karier di Bidang Layanan Informasi
Pengembangan sistem informasi membutuhkan
pengetahuan dan keahlian tertent. Spesialis informasi menerapkan pengetahuan
dan keahlian secara kontinu. Pengguna menerapkannya ketika mereka pernah ikut
terlibat dalam komputasi pengguna akhir.
Pengetahuan Pengembangan Sistem
Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari,
baik itu melalui pendidikan formal maupun melalui pembelajaran sendiri (membaca
dan mengamati).
·
Pengetahuan komputer (computer literacy) adalah kemampuan untuk
menggunakan sumber daya komputer guna medapatkan pemrosesan yang dibutuhkan.
·
Pengetahuan informasi (information literacy) meliputi pemahaman
bagaimana menggunakan informasi dalam setiap langkah proses pemecahan masalah,
dimana informasi tersebut dapat diperoleh dan bagaimana membaginya dengan orang
lain.
·
Dasar-dasar bisnis (business fundamentals) adalah topik-topik yng
biasanya terdapat dalam dasar pengetahuan di perguruan tinggi (S1 dan S2) yang
sebagian besar sistem informasi dikembangkan untuk mendukung dasar-dasar ini.
·
Teori Sistem (system theory) menjelaskan bagaimana cara menggambarkan
suatu fenomena dalam bentuk struktur-struktur sistem normatif.
Keahlian Pengembangan Sistem
Keahlian pengembangan sistem meliputi ;
·
Keahlian komunikasi (communication skills)
·
Kemampuan analitis (analytical ability)
·
Kreativitas (creativity)
·
Kepemimpinan (leadership)
Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi,
seperti teknologi komputer, pada pekerjaan kantor. IBM yang memperkenalkan
istilah pengolahan kata (word processing) untuk menyatakan suatu konsep yang
menyatakan bahwa kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan
kata-kata.
Pergeseran dari Pemecahan Masalah Administrasi ke
Manajerial
Aplikasi OA dibuat untuk mendukung pegawai bagian
sekretariat dan administratif. Pengolah kata, e-mail, faks dan penanggalan
elektronik adalah contoh-contohnya. Pengalihan pengiriman surat menjadi bentuk
e-mail dan pertemuan rapat untuk wilayah geografis yang luas diatasi dengan
video konferensi.
Kantor Maya
Konsep kantor maya (virtual office) ingin mewujudkan
pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi mana saja selama tempat tersebut
terhubung satu dengan lainnya.
Telecommuting
Istilah telecommuting diperkenalkan karena
sepertinya merupakan satu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana
karyawan dapat secara elektronik “pergi” ke tempat kerja. Keuntungan terbesar telecommuting
bagi karyawan adalah fleksibilitas yang diberikan dalam menjadwalkan
tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi akan dapat diakomodasi.
Kerugiannya pertama, karena sifatnya terisolasi maka karyawan yang melakukan
telecommuting dapat merasa menjadi anggota organisasi yang kurang dianggap
penting. Kedua, kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggu karirnya.
Ketiga, meningkatnya ketegangan keluarga karena batasan antara
tanggungjawabrumah dan kantor dapat dengan mudah menjadi kabur.
Hoteling
Hoteling adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu
fasilitas terpusat yang dapat membagi bersama oleh karyawan jika terdapat
kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor. Konsep yang diberikanpun sama
dengan hotel harus melakukan reservasi terlebih dahulu saat akan menggunakan
fasilitas dengan sumber daya dukungan tertentu. Keuntuannya adalah pemanfaatan
sumber daya dan ruangan yang lebih efektif dan fokus yang lebih baik pada apa
yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor. Kekurangannya adalah anggapan
akan hilangnya “bonus” oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki ruangan
kantor pribadi, hilangnya perasaan berada dalam suatu komunitas, dan potensi
berdampak negatif dengan budaya korporat.
Organisasi Maya
Keberhasilan
kantor maya memicu para visioner untuk melihat bagaimana kantor maya dapat
diperluas hingga berlaku bagi keseluruhan perusahaan sebuah organisasi maya.
Dampak Sosial Organisasi Maya
Mekipun kantor maya dan organisasi maya terutama
diidentifikasikan sebagai suatu strategi bisnis, konsep ini pada akhirnya akan
dapat memberikan pula dampak kepada masyarakat. Industri-industri yang paling
tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industri yang
memberikan nilai tambah dalam bentuk informasi, ide, dan kecerdasan (intelligence).
Kantor maya dan organisasi maya akan menurunkan permintaan gedung-gedung
pencakar langit dan ransportasi, menjadikan kota kita lebih tenang, lebih
lembut, dan menjadi tempat yang lebih menarik untuk dihuni.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar