MANAGING PROJECT

Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi antara proyek-proyek sistem informasi. Di hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi perlu lebih banyak waktu dan uang dalam pelakasanaannya daripada pengantisipasian atau system tidak bekerja sesuai harapan .

PENCAPAIAN PROYEK YANG MUDAH DAN KEGAGALAN SISTEM

Akibat yang ditimbulkan jika pengembangan proyek system tidak dikelola dengan baik, diantaranya :

Biaya yang jauh melebihi anggaran

Waktu selip yang tak terduga

Kinerja teknis kurang dari yang diharapkan

Kegagalan untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan

MANAJEMEN PROYEK YANG OBJEKTIF

Proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tujuan bisnis tertentu. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau upgrade atau penggantian infrastruktur teknologi informasi perusahaan / IT

Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan

teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang ditentukan. Kegiatan manajemen proyek termasuk perencanaan pekerjaan, menilai resiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengorganisasian pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan material, menetapkan tugas, mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan proyek, melaporkan kemajuan, dan menganalisis hasil.

Manajemen proyek untuk sistem informasi harus berurusan dengan lima variabel utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.

B. MENYELEKSI PROYEK

STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK PROYEK SISTEM INFORMASI

Setiap tingkat manajemen dalam hirarki bertanggung jawab untuk aspek-aspek tertentu dari proyek sistem, dan struktur ini membantu memberikan prioritas pada sistem proyek yang paling penting bagi organisasi.

MENYATUKAN PROYEK SISTEM KEDALAM RENCANA BISNIS

Organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung rencana bisnis mereka secara keseluruhan, yang berisi pernyataan dari tujuan perusahaan dalam menentukan bagaimana teknologi informasi akan mendukung pencapaian tujuan tersebut. Laporan menunjukkan bagaimana tujuan umum akan dicapai oleh proyek-proyek sistem tertentu. Ini mengidentifikasi tanggal target khusus.

FAKTOR KRITIS UNTUK MENCAPAI KESUKSESAN atau Critical Success Factors (CSFs)

Langkah untuk menyusun rencana system informasi adalah :

1.      Tentukan Tujuan dari Rencana: Ikhtisar isi rencana, Organisasi bisnis saat ini dan masa depan, Proses bisnis utama, Strategi manajemen.

2.      Strategis Rencana Bisnis Alasan: Situasi saat ini, Organisasi bisnis saat ini, Perubahan lingkungan, Tujuan utama dari rencana bisnis, Rencana strategis perusahaan.

3.      Sistem masa kini: Sistem utama yang mendukung fungsi bisnis dan proses kemampuan infrastruktur saat ini, diantaranya : Perangkat keras, Perangkat lunak, Database, Telekomunikasi dan Internet: Kesulitan memenuhi kebutuhan bisnis, Tuntutan masa depan diantisipasi.

4.      Perkembangan Baru: Proyek sistem baru: Deskripsi proyek, Alasan Bisnis, Peran aplikasi ‘dalam strategi.

Kemampuan infrastruktur baru yang diperlukan: Perangkat keras, Perangkat lunak, Database, Telekomunikasi dan Internet.

5.      Strategi Manajemen ·         Rencana akuisisi ·         Tonggak dan waktu ·         Penataan kembali organisasi ·         Reorganisasi internal ·         Kontrol manajemen ·         Inisiatif pelatihan utama ·         Strategi personil Rencana

6.      Pelaksanaan ·         Kesulitan diantisipasi dalam pelaksanaan ·         Laporan kemajuan

7.      Persyaratan Anggaran ·         Persyaratan ·         Potensi penghematan ·         Pembiayaan ·         Siklus akuisisi

Pendekatan CSF bergantung pada wawancara dengan manajer untuk mengidentifikasi CSF mereka. CSF individu dikumpulkan untuk mengembangkan CSF untuk seluruh perusahaan. Sistem kemudian dapat dibangun untuk memberikan informasi tentang CSF ini.

ANALISIS PORTOFOLIO

Analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi sistem proyek alternatif. Analisis portofolio menyediakan semua informasi organisasi sistem proyek dan aset, termasuk infrastruktur, dan kontrak outsourcing.

Perusahaan harus memeriksa portofolio mereka dari proyek-proyek dalam hal potensi, keuntungan dan kemungkinan risiko.

MODEL SKOR

Sebuah model scoring berguna untuk memilih proyek dimana banyak kriteria perlu dipertimbangkan. Lalu memberikan bobot untuk berbagai fitur sistem dan kemudian menghitung jumlah tertimbang. Perusahaan harus memutuskan antara dua alternatif perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sistem.

C. MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI

BIAYA SISTEM INFORMASI DAN MANFAAT

BIAYA: perangkat keras, telekomunikasi, perangkat lunak, layanan, personil.

MANFAAT BERWUJUD (TABUNGAN BIAYA): peningkatan produktivitas, Biaya operasional yang lebih rendah, mengurangi tenaga kerja, Biaya komputer rendah, Biaya penjual lebih rendah, Biaya administrasi dan profesional yang lebih rendah, Mengurangi tingkat pertumbuhan beban, Biaya fasilitas berkurang.

MANFAAT TAK BERWUJUD: Pemanfaatan aset ditingkatkan, Peningkatan kontrol sumber daya, Peningkatan perencanaan organisasi, Peningkatan fleksibilitas organisasi, Informasi lebih tepat waktu, Lebih banyak Informasi, Peningkatan pembelajaran organisasi, Peningkatan pengambilan keputusan, Citra perusahaan yang lebih baik, Peningkatan kepuasan kerja.

PENGANGGARAN MODAL UNTUK SISTEM INFORMASI

Model penganggaran modal adalah salah satu teknik yang digunakan untuk mengukur nilai investasi dalam modal jangka panjang proyek-proyek investasi.

Model penganggaran modal utama untuk mengevaluasi proyek-proyek IT adalah:

Metode payback, tingkat akuntansi pengembalian investasi atau rate of return on investment (ROI), nilai masa kini, dan internal rate of return (IRR)

BATAS DARI MODEL KEUANGAN

Fokus tradisional pada aspek keuangan dan teknis dari Sistem Informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi sistem informasi yang dapat mempengaruhi biaya yang sebenarnya dan manfaat dari investasi. Keputusan investasi ‘sistem informasi perusahaan tidak  mempertimbangkan biaya gangguan organisasi yang disebabkan oleh sistem baru, seperti biaya untuk pelatihan, dampak dari penggunaan sistem baru terhadap produktivitas, atau manajer perlu banyak waktu untuk mengawasi perubahan sistem yang baru. Seringkali diabaikan dalam analisis keuangan tradisional (Ryan, Harrison, dan Schkade, 2002).

D. MENGELOLA RESIKO PROYEK

DIMENSI RESIKO PROYEK

Ukuran proyek

Struktur proyek

Pengalaman akan teknologi

MERUBAH MANAJEMEN DAN KONSEP DARI IMPLEMENTASI

Implementasi mengacu pada semua kegiatan organisasi bekerja, termasuk mengadopsi, manajemen, dan mencari inovasi, seperti sistem informasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah mengubah agen.

Proyek Sistem Informasi memiliki resiko gagal ketika partisipasi pengguna yang tidak benar dalam proses pengembangan sistem, kurangnya dukungan manajemen, dan manajemen yang buruk saat proses implementasi. Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara proyek yang melibatkan rekayasa ulang proses bisnis, aplikasi perusahaan, dan merger dan akuisisi karena mereka membutuhkan perubahan organisasi yang luas.